Stücklisten in Excel sind fehleranfällig und kostenintensiv. Dieser Artikel zeigt die 5 größten Probleme von Excel-Stücklisten im Anlagenbau auf – von Versionschaos und veralteten Preisen bis hin zu Sicherheitsrisiken und fehlender Integration. Erfahren Sie, wie moderne, cloudbasierte Alternativen wie plantSOH helfen, diese Probleme zu vermeiden, die Effizienz zu steigern und eine sichere Delegation zu ermöglichen.
2012 machte ein simpler Excel-Fehler bei JPMorgan Chase Schlagzeilen: Ein Mitarbeiter verwendete versehentlich eine Summe statt eines Durchschnitts beim Übertragen von Daten zwischen Tabellenkalkulationen. Und das kostete die Bank damit 6,2 Milliarden Dollar. Der sogenannte „London Whale“-Skandal zeigt eindrucksvoll, wie selbst kleine Copy-Paste-Fehler in Excel katastrophale Folgen haben können.
Wenn das bei einer der größten Banken der Welt passieren kann, was bedeutet das dann für einen Anlagenbau-Betrieb? Ich kenne es aus eigener Erfahrung: Weil Excel sich vertraut anfühlt, erstellt man als Projektleiter seine Stücklisten einfach weiterhin mit Excel. Aber das muss nicht so bleiben. Denn es gibt bereits bessere, moderne Alternativen dafür, mit denen sich auch ein Junior ohne Risiko darum kümmern kann. In diesem Artikel lernen Sie die 5 größten Probleme bei der Stücklistenerstellung mit Excel vor und mit welcher modernen Alternative Sie diese von vornherein vermeiden.
Grund #1: Die unentdeckte Kostenfalle „Versionschaos in Excel-Stücklisten“
Sie kennen es sicher: Sie senden Ihrem Kunden eine Stückliste zu und er schickt sie Ihnen später – nach einer Freigabeprüfung – zurück. Gleichzeitig arbeitet der Einkauf an einer „aktualisierten“ Version und Ihr Junior-Projektleiter hat noch eine „korrigierte“ Fassung auf seinem Rechner. Welche ist jetzt die richtige?
Ihr Team arbeitet also mit drei verschiedenen Versionen derselben Stückliste, und niemand weiß mehr, welche wirklich die aktuelle ist. Das ist mühsam, aber leider nicht nur das. Vielerorts verursacht das unnötige Kosten, die nicht bemerkt werden. Beispielsweise durch den Verlust wertvoller Arbeitsstunden im Datei-Ping-Pong oder Fehlbestellungen durch veraltete Versionen.
Dazu kommen die Opportunitätskosten, wenn Sie und Ihr Team Stunden Verwaltungsarbeit verbringen, die Sie in anderen Aufgaben effektiver einsetzen könnten. Rechnet man sich die zusätzlichen Arbeitsstunden und zusätzlichen Materialkosten durch, kommt man schnell auf viele Tausend Euro, die man pro Projekt zu viel ausgibt. Ich spreche da aus eigener, 14-jähriger Erfahrung als Projektleiter im Anlagenbau.
Aber wie kommt es dazu? Excel wurde für Einzelplätze entwickelt und ursprünglich nicht für kollaborative Projektarbeit. Jede Datei existiert isoliert, jede Änderung schafft eine neue Version.
Die Lösung: Ein modernes, cloudbasierte Stücklisten-Tool mit sicherer und zentraler Datenhaltung, wo alle jederzeit an derselben, aktuellen Version arbeiten.
Grund #2: Veraltete Preise machen Kalkulationen in Ihren Excel-Stücklisten wertlos
Wie aktuell sind Ihre Excel-Preise? Seien Sie ehrlich: Wann haben Sie das letzte Mal alle Preise in Ihrer Musterstückliste überprüft? Im volatilen Markt 2025 ändern sich Materialpreise teilweise täglich. Was heute 245 € kostet, kann morgen 267 € kosten.
Ein Rechenbeispiel aus der Praxis: Ein Projektleiter kalkuliert eine Anlage mit Excel-Preisen vom letzten Quartal. Materialwert laut Stückliste: 80.000 €. Tatsächliche Kosten bei Bestellung: 89.200 €. Differenz: 9.200 € Mehrkosten - nur durch veraltete Preisdaten. Bei 6 Projekten im Jahr summiert sich das schnell auf 50.000+ € ungeplante Mehrkosten.
Das Excel-Dilemma: Manuelle Preisaktualisierung ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Automatisierung? In Excel praktisch unmöglich.
Die Lösung: Professionelle Stücklisten-Software bindet Lieferantendaten in Echtzeit ein. Preise sind immer tagesaktuell und Kalkulationen damit verlässlich.
Grund #3: Excel ermöglicht keine fehlerlose Delegation von Stücklisten
Können Sie Stücklisten guten Gewissens delegieren? Die meisten Projektleiter antworten: „Eigentlich nicht.“ Mir ist es selbst lange so gegangen. Das Problem liegt nicht bei unseren Mitarbeitern, sondern an Excel selbst.
Warum Delegation in Excel scheitert:
- Keine Plausibilitätsprüfung: Falsche Artikelnummern werden nicht erkannt
- Keine Vorschläge: Juniors müssen alles manuell recherchieren
- Kein Lerneffekt: Jeder entwickelt sein eigenes System
- Keine Transparenz: Sie wissen nicht, wo Probleme entstehen
Das Ergebnis: Sie machen es lieber selbst. Bei mir hat das früher dazu geführt, dass ich zum Flaschenhals für unsere Projektabwicklung geworden bin. Und das hat uns alle im Team frustriert. Trotzdem habe ich immer wieder versucht, Stücklisten zu delegieren. Aber am Ende war es einfach deutlich schneller, die Stücklisten selbst zu erstellen, als die von meinen Mitarbeitern sorgfältig zu überprüfen. Denn Juniors und Konstrukteuren fehlen die nötige Erfahrung und das Fachwissen, um Stücklisten adäquat zu erstellen. Und Fehler darf man sich – wie eingangs erwähnt – nicht leisten.
Erst, seitdem ich ein Tool mit Auto-Suggestion und Konsistenzprüfung nutze, kann ich die Stücklisten ohne Gefahr delegieren. Denn damit erstellen auch Juniors Stücklisten präzise - und lernen dabei.
Grund #4: Sicherheitsrisiken von Excel-Stücklisten werden unterschätzt
Wo landen Ihre Excel-Stücklisten? Auf Firmen-Servern, in E-Mail-Anhängen, auf USB-Sticks, in privaten Cloud-Speichern? Excel-Dateien sind nicht kontrollierbar. Sie werden einfach kopiert, weitergeleitet und mitgenommen.
Reale Risiken:
Ausscheidende Mitarbeiter nehmen Know-how mit
Versehentliche Weiterleitung an Konkurrenten
Keine Zugriffskontrolle oder Audit-Trail
Datenverlust bei Hardware-Defekten
Ein Fall aus der Praxis: Ein Anlagenbauer verlor einen Großauftrag, weil ein ehemaliger Mitarbeiter die Excel-Stücklisten zum neuen Arbeitgeber mitnahm. Dort wurden sie für ein Konkurrenzangebot verwendet.
Cloudbasierte Lösungen bieten Benutzerrollen, Zugriffsprotokolle und sichere Datenhaltung. Wer was wann gemacht hat, ist immer nachvollziehbar. Diese Sicherheit kann eine Excel-Stückliste gar nicht bieten.
Grund #5: Excel-Stücklisten sind nicht richtig integrierbar
Wie viele Systeme nutzen Sie parallel? ERP für Bestellungen, CAD für die Konstruktion, Excel für Stücklisten, E-Mail für die Kommunikation? Jedes System hat seine eigenen Daten, Abgleiche erfolgen manuell und damit sind Fehler – oder zumindest enormer manuelle Aufwand – programmiert.
Die Realität in deutschen Anlagenbau-Unternehmen:
- 4-6 verschiedene Software-Tools pro Projekt
- 15-20 % Zeitverlust durch Medienbrüche
- Doppelte Datenpflege in mehreren Systemen
Ein Beispiel: Sie ändern eine Artikelnummer im ERP. Die Excel-Stückliste bleibt unverändert. Die Folge: Falsche Bestellung oder manuelle Nacharbeit.
Integrierte Cloud-Software synchronisiert alle Daten automatisch. Somit wirkt eine Änderung überall, und Medienbrüche gehören der Vergangenheit an. Allein der Umstieg auf so ein Tool sorgt schon dafür, dass sie ihre Zeit, Kosten und Nerven schonen.
Die Alternative: plantSOH, das Tool, das wie Excel aussieht, aber mitdenkt, Fehler verhindert und sicheres Delegieren ermöglicht
Nach über 10 Jahren Erfahrung als Projektleiter im Anlagenbau war mir klar: Es braucht eine bessere Lösung. Also habe ich mich nach besseren Alternativen umgesehen. Aber ich habe nichts gefunden, das sich so einfach bedienen lässt wie Excel und gleichzeitig die oben genannten Probleme löst. Also habe ich mich irgendwann dazu entschlossen, selbst ein solches Tool zu entwickeln: plantSOH.
Das leistet plantSOH:
- Zentrale Datenhaltung: Alle arbeiten an derselben Version, so kann Versionschaos gar nicht erst entstehen.
- Live-Preisanbindung: Tagesaktuelle Preise kommen direkt vom Lieferanten, wodurch Sie sich immer auf Kalkulationen verlassen können.
- Intelligente Unterstützung: Auto-Suggestion schlägt passende Artikel vor und somit treffen auch Juniors immer die richtige Wahl.
- Sichere Verwaltung: Rollenbasierte Zugriffe, vollständige Audit-Trails und deutsche Datenschutzstandards verhindern, dass Stücklisten in falsche Hände geraten.
- Nahtlose Integration: Direkter Datenaustausch mit ERP, CAD und anderen Systemen verhindern unnötige Doppelarbeit und Fehlerquelle durch Medienbrüche.
Excel und plantSOH im Vergleich
Excel | plantSOH | |
|---|---|---|
Versionskontrolle | Manuell, fehlerbehaftet | Automatisch, zentral |
Preisaktualität | Veraltet | Live-Anbindung |
Delegation | Riskant | Sicher durch Auto-Suggestion |
Datensicherheit | Begrenzt | Cloud-Standard |
Integration | Keine | Vollständig |
Lernkurve | Bekannt | Minimal (Excel-ähnlich) |
Gesamtkosten | Hoch (versteckt) | Transparent kalkulierbar |
„Quick and clean“ statt „quick and dirty“
Excel ist „quick and dirty“ - schnell, aber mit versteckten Risiken. plantSOH ist „quick and clean“ - genauso schnell, aber ohne Folgeprobleme. Mir hat es bereits hunderte Arbeitsstunden erspart und auch für andere Unternehmen wie ist plantSOH nicht mehr aus ihren Projekten wegzudenken. Denn das Interface sieht aus wie Excel, aber denkt mit, verhindert Fehler und ermöglicht endlich sicheres Delegieren ohne ständige Kontrolle.
So finden Sie exakt heraus, ob Sie mit plantSOH besser fahren, als mit Excel
Sie müssen nicht von heute auf morgen alles ändern. Starten Sie mit einem Pilotprojekt:
- Wählen Sie ein mittelgroßes Projekt
- Erstellen Sie die Stückliste wie gewohnt in Excel und lassen Sie einen Junior dieselbe Stückliste in plantSOH erstellen
- Vergleichen Sie den Aufwand und das Ergebnis beider Listen
- Treffen Sie eine datenbasierte Entscheidung
Die meisten Projektleiter sind nach wenigen Tagen überzeugt: Excel fühlt sich plötzlich an wie eine Kutsche zwischen Autos.
Zeit für den nächsten Schritt
Excel wird mit Sicherheit bei der Stücklisten-Erstellung durch modernere Alternativen ersetzt. Gerade heute, in Zeiten des Fachkräftemangels und wo maximale Effizienz sowie Sicherheit wichtiger sind denn je. Denn Projekte werden immer komplexer, Teams arbeiten verteilter und Märkte werden volatiler. Dort stößt Excel noch schneller an seine Grenzen.
plantSOH ist das Tool für Sie als Projektleiter, das passgenau für Ihre Anforderungen entwickelt wurde und sich bereits in der Praxis für den Prozess-Anlagenbau bewährt hat.
Möchten Sie sich erst einmal selbst ein Bild von plantSOH machen?
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